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Software económico financiero, su eficiencia y eficacia

10 jun

 

Este trabajo fue realizado, con el objetivo de despertar la necesidad de valorar y evaluar el grado de explotación de los softwares de gestión económico financieros soportados en TICs libres o no, aplicadas a la actividad productiva de las entidades de cualquier sector ya sea privado o particular. Permitiéndole además con el objetivo de trazar estrategias para elevar el grado de explotación de los sistemas integrados de gestión.

Las empresas sin detenerse en el análisis de su misión u objeto social o antisocial poseen recursos humanos y tecnologías de las últimas referiré que no es necesario tener lo más avanzado para suscistir a ni estar a un alto nivel competitivo. En los países en desarrollo sucede con frecuencia poseen formidables herramientas y no estas no son lo adecuadamente empleadas.

Factores como el desconocimiento y la negación al desarrollo van de la mano. Innegable es que la entidad que haga cumplir todos esquemas de perfeccionamiento interno debe incluir la revisión de su paquete profesional encargado de llevar su gestión contable. Esas empresas se superaran de forma continua a la ves que desarrollaran y promoverán la Ciencia e Innovación Tecnológica y la Cultura a sus trabajadores y directivos. Aun en entornos hostiles.

Poseer al menos una PC y además al menos una herramienta electrónica tal como un software para controlar su gestión económica financiera, es un buen avance, la elección de esta dará gran sosiego y solidificara su futuro.

En el mundo existen grandes compañías de producción y comercialización de software económico financiero ejemplo SAP.

Es cierto que en la actualidad existe una gran eficiencia y eficacia de los softwares económicos financieros desarrollados con la filosofía cliente servidor, pero no se puede decir lo mismo del personal que le corresponde explotar los mismos. No se trata de tener el mejor software sino de lograr la mayor sinergia posible entre el hombre y la máquina.

Introducción

Gestión estratégica de empresas y sistemas integrados de gestión

La Gestión estratégica es una temática ínter ligado a varias áreas de la Gestión e indispensable para una organización.

Gestión estratégica de empresas (o en Strategic Enterprise Management – SIN – en inglés) es un término que se refiere a la técnicas de gestión, evaluación y al conjunto de herramientas respectivas (cómo software) concebidas para ayudar empresas en la toma de decisiones estratégicas de alto nivel.

Sistema de información estratégico

Típicamente es utilizado un sistema de información estratégico (SIE) para gestionar la información y asistir en el proceso de decisión estratégica. Los SIE representan la evolución natural de los sistemas de información de gestión.

Un sistema de información estratégico fue definido como “El sistema de información que soporta o altera la estrategia de la empresa” por Charles Wiseman (Strategy and Computers 1985). Sprague definió tres clasificaciones de estos sistemas:

1. Sistema competitivo
2. Sistema cooperativo
3. Sistema de operaciones de cambio en la organización

Los conceptos llave en la gestión estratégica de empresas son:

• Establecer objetivos estratégicos específicos que puedan mejorar la posición de la compañía, en oposición a objetivos genéricos, como el aumento de logro o reducción de costes.

• Evaluación en términos de los objetivos establecidos, y disponibilidad de la información a quien toma las decisiones estratégicas.

• Evaluación y gestión del “capital intelectual”, aptitudes y experiencia de la fuerza de trabajo de las compañías.

• Gestión basada en Actividades (ABM, Activity based management), que busca evaluar clientes y proyectos nos tengamos que sus coste y beneficios totales a la organización, mejor que suponer que los proyectos más importantes son aquellos que traen el rendimiento más elevado.

El Sistema Integrado de Gestión

Sistemas integrados de gestión son sistemas que permite una gestión transversal en materias sensibles para la empresa, sus trabajadores y la sociedad. La realización de las soluciones organizativas de manera independiente una de otra, crea un sistema de dirección dividido, lo que se trata es de ver las interrelaciones para construir un sistema único de dirección en la empresa donde se vayan incorporando coherentemente las nuevas soluciones organizativas, para elevar la eficacia y la eficiencia en la toma de decisiones a corto y a largo plazo. Existen en cualquier caso importantes similitudes entre los conceptos de gestión de la calidad, gestión medioambiental y gestión de la prevención de riesgos laborales, ya que los principios de una buena gestión son los mismos (Benavides, 2000).

Para alcanzar un sistema totalmente integrado, la empresa tendrá que plantearse un proceso en el que dependiendo de su situación inicial y del camino elegido para conseguir la integración, es decir del grado de integración de las metodologías y de la estructura organizativa existente en cada momento.

Desarrollo

La Eficiencia

Primeramente la palabra eficiencia proviene del latín efficientia que en español quiere decir, acción, fuerza, producción. Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto especifico. No debe confundirse con eficacia que se define como la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

• En economía, la eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos (ganancias, objetivos cumplidos, productos, etc.) y los recursos utilizados (horas-hombre, capital invertido, materias primas, etc. Actualmente este concepto suele aplicarse a través de metodologías de frontera como el análisis DEA (Data Envelopment Analysis). Entre las diversas aplicaciones y estudios disponsibles en el tema se encuentran los realizados por Suisiluoto (2001), y Loikkanen (2002) en Finlandia para un estudio de regiones; los de Gimenez (2003) en España en gastronomía y Arieu (2004) en Argentina en la industria portuaria.

El cambio planeado

“Cambio” significa que el nuevo estado de las cosas es diferente al antiguo estado de las cosas.

Según Stoner (1995), el cambio planeado es definido como un proyecto implementado de forma deliberativa, visando una innovación estructural, una nueva política, un nuevo objetivo, una nueva filosofía, un nuevo clima y un nuevo estilo de operar. Envuelve “toda” la organización o una parte significativa de la misma, siendo una respuesta adaptativa al medio en que esta insertada.

El cambio es omnipresente; el cambio será una de las pocas constantes a finales de la década de 1990 y continuara hasta el próximo siglo. El Desarrollo Organizacional ayuda a los lideres a abordar y adoptar el cambio desde la perspectiva de que el cambio es una oportunidad y no una amenaza. Casi todas las demandas de un cambio provienen del exterior de la organización –de las dependencias gubernamentales, los competidores, las nuevas tecnologías, los clientes, las fuerzas del mercado y la sociedad en general. En ocasiones, las demandas para el cambio provienen del interior de la organización –un nuevo ejecutivo, productos o servicios obsoletos, una nueva dirección estratégica, una rentabilidad en disminución, o una fuerza laboral crecientemente diversa. Es necesario comprender un cambio y el cambio planificado para comprender el Desarrollo Organizacional.

El cambio tiene diferentes facetas. Por ejemplo, puede ser deliberado (planeado) o accidental ( no planeado). La magnitud del cambio puede ser grande o pequeña. En términos de su alcance, puede afectar a muchos elementos de la organización, o solo a unos cuantos. Puede ser rápido (abrupto, revolucionario), o lento (evolutivo). El nuevo estado de las cosas puede tener una naturaleza totalmente diferente del antiguo estado de las cosas (cambio fundamental, de quantum o de segundo orden), o bien el nuevo estado de las cosas puede tener la misma naturaleza con nuevos aspectos o características.

El proceso de cambio planificado consta de 5 grandes etapas:

Diagnóstico de la situación.
Determinación de la situación deseada.
Determinación de los cauces de acción a seguir.
Ejecución de las acciones.
Evaluación de los resultados.

Diagnóstico de la situación:

Incluye todas las actividades encaminadas a lograr una visión clara de la situación, de forma que podamos determinar si realmente existe la necesidad de cambiar y, en caso de que así sea, hacia dónde deben orientarse los esfuerzos de cambio.

Determinación de la situación deseada:

En esta etapa se compara la situación actual, a partir de los resultados del diagnóstico, con la situación ideal para, posteriormente determinar una situación deseada. En ocasiones ambas son idénticas, pero muchas veces no. La diferencia entre ésta última y la ideal consiste en lo que podríamos llamar el factor de realismo, es decir, la situación deseada es la que podemos alcanzar, aunque no represente lo óptimo.

Determinación de los cauces de acción a seguir:

En esta etapa el promotor del cambio elige y desarrolla los procedimientos apropiados para actuar sobre la situación que desea cambiar, con base en los resultados del diagnóstico y la determinación de la situación deseada.

Las actividades que habitualmente se llevan a cabo en esta fase del proceso son:

Desarrollo de Objetivos. Qué se espera lograr como consecuencia del cambio, en términos de resultados observables y de preferencias cuantificables.

Elaboración de Estrategias. Los cambios a seguir para lograr los objetivos.

Elección de los Medios Concretos de Acción.

Identificación de los elementos humanos involucrados en la acción.

Establecimiento de un plan de acción.

Desarrollo de los instrumentos de control y evaluación.

Ejecución de las acciones:

La puesta en práctica de la estrategia conducente al cambio, en la que también deben preverse los mecanismos de control que permitan verificar periódicamente si el plan es respetado o no, y si la experiencia adquirida indica que se marcha por buen camino hacia el logro de los objetivos.

Evaluación de los resultados:

Analizar los resultados obtenidos para confrontarlos con los objetivos establecidos, a fin de medir el grado de éxito alcanzado y determinar qué factores o influencias explican esos resultados.

La eficacia

Poseer las habilidades para hacer algo bien no es suficiente, también se requiere de la confianza y la convicción de que sí es posible alcanzar los resultados esperados. Sin la confianza en uno mismo, las metas se alejan.

La capacidad de ser eficaz se refiere a qué tan capaz se siente una persona de lograr exitosamente lo que se propone: Es la opinión que tenemos frente a nuestras propias capacidades y de la que dependemos para salir airosos. No es aptitud, sino actitud.

Podemos disponer de las destrezas necesarias para competir, pero si la confianza en si mismo falla, el fracaso no tardará.

Ahora debemos hacernos una pregunta ¿realmente se lo quien soy? Hemos sido formado a la imagen de Dios, entonces ¿Conozco lo que Dios espera de mí? ¿Tengo claro quien soy en Dios?.

El nos ha equipado con talentos maravillosos, con la capacidad de lograr muchas cosas, sus palabras nos confrontan, a un nivel alto, a que remontemos en las alturas sin vacilar. (A los de corazón apocado: Esforzaos, no temáis…) Isaías 35:4.

Es necesario confiar en nuestras capacidades, Y no estoy defendiendo el optimismo irracional que caracteriza a las personas poco realistas, sino atacando el pesimismo crónico. No creer en uno mismo es la máxima expresión de la baja autoestima.

Primeros pasos

Si su software de gestión económico financiero esta Certificado por las instancias correspondientes, la certificación además de cumplir con la ley de su país, contribuye a ampliar su cultura acerca de los SGBD, Sistemas Integrados de dirección, Sistemas Integrales de gestión, Softwares económicos financieros, la política del país con respecto al software libre, la Seguridad informática, etc.

Puede entender como seguridad una característica de cualquier sistema (informático o no) que le indica que ese sistema está libre de todo peligro, daño o su nivel de riesgo, es mínimo o aceptable. Según la mayoría de los expertos en el tema es imposible de lograr. Por lo que les adelanto la familia LINUX es más segura. No confundáis seguro con confiable.

Un sistema que facilite el uso de la parametrización para adaptarse a las exigencias de cada cliente en particular, en la emisión de varios reportes que tendrán la forma y el contenido que el usuario les defina, es de primera línea pues. Posibilita un mejor control y adaptabilidad.

Asimismo, permite la obtención de los Estados Financieros, su parametrización, según el contenido y formato que se desee, además, de una amplia gama de análisis y consultas, recuerde no sólo conocer exactamente la situación actual de su empresa, sino proyectar el rumbo que deberá tomar la misma en el futuro y tomar decisiones para orientarla.

Si su entidad tiene una estructura organizativa a varios niveles, y su software posee algunos de las actividades siguientes:

Control de Inventario
Cobros y Pagos, Anticipos
Control de los Activos Fijos y útiles
Recursos Humanos
Contabilidad

Software contable

Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.

Desde mediados de los años 1990, el mercado ha sobrellevado una consolidación considerable, muchos proveedores dejaron de hacer tratos en grandes grupos, notablemente por Sage y Microsoft. Desde el 2000 ha tenido un notable incremento el uso de soluciones de código abierto.

Tipología

Dependiendo de las necesidades del usuario final, existen varios tipos de software contable:

Uso personal o doméstico y dinámico

Principalmente dedicado para los usuarios domésticos que por lo general utilizan el programa contable con pólizas contables manuales, y a través de cuentas de mayor controlan sus cuentas por pagar, en hojas de cálculo sus presupuestos administrativos al igual que la conciliación de contabilidad simple incluye:

Low end

En el low end del mercado de los negocios, las aplicaciones de costos bajos del software contable permiten que se realice la mayoría de la contabilidad de los negocios.

Frecuentemente los proveedores sirven a un solo mercado nacional, mientras que un gran número de proveedores ofrecen soluciones contables separadas en cada mercado nacional, también existen excepciones que proveen aplicaciones administrativas contables adaptables a casi todos los países de un continente, para ello deben cumplir con integrar en sus procesos las Normas internacionales de contabilidad (NIC) y los Conceptos Generalmente Aceptados de Contabilidad (CGAC).

Muchos de los productos antiguos low end, principalmente realizados en DOS, o programas de desarrollo obsoletos son caracterizados por ser productos de “entrada única”, como oposición de los sistemas modernos en windows, macintosh, linux que son programas de doble entrada los cuales son usados por la gran mayoría de negocios.
Actualmente las características de los Software contables, exigidas por los usuarios, ha permitido que en la oferta de los mismos, sus atributos mejoren en relación al pasado.

Así tenemos que hoy en día los Software Contables, son integrados entre la parte de gestión y la parte contable, ya no en procesos posteriores sino en línea, es decir, en tiempo real. La época de los programas modulares independientes, está pasando, ya que los empresarios aun en las pyme, exigen integración total entre todos los módulos de sus aplicaciones.

Mercado medio

El mercado medio cubre un rango amplio de negocios de software que pueden ser capaces de servir a las necesidades de estándares de contabilidad múltiples nacionales que permite la contabilidad en divisas, o no. Pero su principal características es que atiende a empresas con necesidades de participar varios usuarios simultáneamente, existen aplicativos de software contable con opción de multiusuarios concurrentes y otros que no la tienen, y con procesos integrados a la contabilidad de la empresa.

Así mismo existen aplicaciones de software contable, de nivel medio multiusuario que tienen facilidad en la adaptación de las necesidades de cada empresa, en cambio otros son solo para un tipo de mercado. Uno de los aspectos que las empresas evalúan es el grado de dificultad a la hora de las actualizaciones, la facilidad de autoaprendizaje e implementaciones no traumáticas. La capacidad de las empresas proveedoras de apoyarlos on-line, pero dándoles un espacio en que prácticamente no requieran de ellos para no tener tecnodependencia.

La facilidad de migrar de la versión monousuario (gratuita o no ) a la versión multiusuario sin efectos colaterales o procesos engorrosos, es otro aspecto que miran las empresas al decidirse por este tipo de software contable a fin de organizar su empresa con una verdadera solución contable.

High end

Es el más complejo y costoso software de contabilidad de los negocios es frecuentemente parte de un extenso juego de software muchas veces conocido como y Planificación de recursos empresariales.

Mercado vertical

Algunos softwares para la contabilidad de negocios están diseñados para negocios específicos. Incluirán por cierto las características que son específicas para dicha cliente. En algunos casos este se usa en pocas empresas.

Ahora bien ya teniendo su sofá le sugiero realizar el siguiente ejercicio, que consiste en chequear el grado de explotación del mismo. Como no se cual usa pues adecue es siguiente modelo y aplíquelo.

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